PUBLIKKALTIM.COM – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) melakukan kegiatan pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan serta penyerahan arsip statis yang memiliki nilai penting untuk masa depan organisasi.
Pemusnahan arsip itu berlangsung di Aula Dispora Kaltim, pada Selasa (5/11/2024) kemarin.
Dalam kegiatan itu, Dispora menggandeng Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Kegiatan itu merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan efisiensi dan memaksimalkan pengelolaan data kearsipan.
Selain itu, kegiatan itu juga merupakan bagian dari upaya berkelanjutan untuk memastikan bahwa arsip yang tersimpan adalah yang benar-benar dibutuhkan dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Disampaikan Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, bahwa pemusnahan arsip dilakukan pada arsip-arsip yang dianggap tidak lagi diperlukan, dengan fokus utama pada dua jenis arsip, yakni arsip substantif dan arsip fasilitatif.
Ia menjelaskan, arsip yang dimusnahkan mencakup arsip pegawai dan keuangan dari periode 2005 hingga 2011.
Selain itu, juga dilakukan penyerahan arsip statis yang terdiri dari 142 berkas yang berasal dari periode 2008 hingga 2011.
“Arsip keuangan, misalnya, hanya perlu disimpan selama 10 tahun. Maka dari itu, arsip-arsip tersebut sudah saatnya dimusnahkan untuk menjaga kelancaran administrasi,” ungkapnya.
Lebih jauh, Sri menjelaskan bahwa kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ini merupakan bagian dari program yang telah direncanakan dan dipersiapkan sejak dua tahun terakhir.
Namun, Dispora Kaltim memprioritaskan persiapan yang matang untuk memastikan kelancaran kegiatan ini.
Dengan adanya kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip ini, Sri berharap pengelolaan data kearsipan di Dispora Kaltim dapat menjadi lebih efisien dan terstruktur dengan baik untuk mendukung transparansi, dan mendukung kelancaran tugas-tugas administratif dinas di masa mendatang.
“Kami berharap bisa meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, dan memastikan bahwa arsip yang tersimpan adalah yang benar-benar diperlukan untuk kepentingan dinas,” pungkasnya. (advertorial)
