PUBLIKKALTIM.COM – Selasa (5/11/2024), bertempat di Aula Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim), berlangsung kegiatan pemusnahan arsip dokumen periode 2005 hingga 2011, serta penyerahan arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011.
Kegiatan yang digelar Dispora Kaltim itu merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dan mendukung implementasi digitalisasi arsip di lingkungan pemerintahan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menegaskan bahwa pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan sangat diperlukan untuk menghindari penumpukan dokumen yang dapat membebani administrasi.
“Pemusnahan arsip memang diperlukan, agar tidak menjadi beban bagi masing-masing dinas. Namun, pemusnahan ini tentu harus dilakukan berdasarkan aturan yang berlaku,” ujar Rasman Rading.
Kegiatan pemusnahan ini mencakup dokumen fisik yang sudah tidak diperlukan lagi.
Meskipun dokumen tersebut masih tersimpan secara fisik, data-data penting terkait arsip tersebut telah didigitalisasi dan tersedia dalam bentuk data elektronik.
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim berupaya untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip dan data, serta memastikan bahwa informasi yang penting dapat diakses secara mudah dan cepat melalui digitalisasi arsip.
“Dokumen-dokumen yang sudah tidak relevan lagi memang seharusnya dimusnahkan. Ini akan mengurangi beban dan memastikan pengelolaan data yang lebih efisien,” jelasnya.
Rasman juga menyebutkan pentingnya digitalisasi arsip dalam pengelolaan dokumen pemerintahan.
Menurutnya, dengan adanya digitalisasi, dokumen yang relevan tetap dapat disimpan dengan aman dalam format digital, sehingga tidak akan hilang begitu saja.
“Dokumen yang diperlukan harus disimpan dalam bentuk digital, terutama untuk kebutuhan hukum di masa mendatang, karena dokumen itu sangat penting,” pungkasnya. (advertorial)
